档案学

作为档案学毕业的学生,对档案学档案界仍然怀有一些眷念,这就是所谓对档案情结吧。这里顺带放一些和学科专业研究等相关的内容吧。

陈兆祦,缅怀这位中国档案教育的耕耘者

2016-04-10 19:41

今早看到人民网报道,陈兆祦老先生因病离世,不禁感慨,新的档案学未立,旧的档案学却倒下。在我的印象里,除了吴宝康,就是陈兆祦,这两个人可以说是中国档案学一前一后的奠基人,前者奠定了中国档案学理论基础,后者奠定了中国档案教育与档案档案学发展。

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《档案学通讯》杂志社历任总编辑(图片来自胡鸿杰的博客

陈老思想中比较突出的有三点:一是文件理论,二是利用,三是比较。他是《档案管理学》教材的奠基者,直到现在,我国的档案管理仍然以此为思想源泉。

档案学是一门隐晦的科学,它的尴尬之处在于和历史、政治紧密结合,可以说档案学本身就是有关政治的学科。可是在中国档案学奠基人的世界里,政治,不过是一台戏而已,真理才是永恒。在所有的档案学理论中,没有任何一条是由政治理论衍生而来,相反,档案学更多的是管理学,更多的是方法论价值论而非世界观的理论。

陈老在上世纪六七十年代开始就研究档案与文件的联系,并最终提出了文件周期原理。档案不是孤立存在的,有一种理论认为,档案是文件的一种状态,其本身就是文件,只不过被保存起来以备查考,不是现行文件。随着计算机技术的广泛普及,计算机成为当代社会的基本生活条件,文件的概念被进一步演化,任何二进制可读代码,都可以被认为是文件。在前述观点之下,这些所有的二进制代码,都有成为档案的可能。这给了档案学研究以广阔的空间,使得档案档案学呈现出更加辽阔和磅礴的学科理论趋势。

陈老在大跃进的时候就提出要重视档案利用,后来“利用为纲”被打倒,文革十年所有档案工作被取消,整个社会处于没有档案工作的状态,于是各种伪造、污蔑、诽谤、栽赃无据可查,社会混乱却无解决的办法。七十年代末档案工作恢复,陈老郑重提出,虽然文革时期的大部分档案都是伪造的,其内容都是不真实的,但是这些不真实的伪造档案本身,也是对这一特殊时期历史的真实反映,应该将其整理保管。正是陈老的这一观点,后来在档案学领域衍生出历史记录、社会记忆等更高层面的探讨。

中国90年代是中国档案事业的一个转折点,90年代末之前是蓬勃发展,之后是突然哑然失声。这和很多政治因素有关。21世纪整个社会信息化进程加快,档案领域也希望有所作为,于是一股档案数字化的风潮被掀起。各级档案馆将馆藏进行数字化,主要工作就是扫描成电子图片,然后又将这些档案连同它们的数字化成品封存起来。陈老嘲讽道,“数字化”的前提是利用,如果不加利用的档案,何需“数字化”!数字档案馆已经被炒作了将近10年,如今的档案利用,仍然只停留在一些细小的方面,普通人在档案上的权利完全没有得到享受,由于种种原因,这种违宪的社会现状一直无法得到改善。

随着吴宝康、陈兆祦等一批档案学的老家伙去世、老去,退出历史舞台,而新的能够撼动现状的权威又未有树立,这给我国档案学的下一步发展,留下了灰色的阴影,不知未来会如何。

采用区块链技术保障电子资料安全

2015-06-09 00:18

WPS Word毕业论文目录自动生成、自动更新【图文详解】

2015-04-12 20:20

写毕业论文的时候,我们需要在正文前面列出目录,这个目录必须准确的把各个章节的标题和对应的页码按照目录的格式罗列出来。Word本身就带了目录生成功能,我们只需要按照一定的方法和步骤,生成目录即可。本文就使用金山WPS Word作为演示。

1、生成目录之前

我的建议是,在写论文的时候就严格按照学校相关规定调整论文的格式,例如字体的大小、行距间距等等,如果你等到整个文章都写完了再来调整,会多出很多不必要的麻烦,特别是你的段内本身就有不同时,例如参考文献的标注(上标),数学公式的上标下标就更多,如果是外文,就更复杂。所以最好在写论文时,就严格按照规定调整格式,写好之后,就修改错别字之类的就好了。

在生成目录之前,你需要通过一种方式来框定标题,因为只有经过框定的标题,才能被用到目录中,而那些不用于目录的部分,就不能用同样的格式去处理,如果你不按照一定的规律框定标题,就会发现无法生成目录,或者生成的目录中多出来一些东西。

一般,我们采用“标题1、标题2、标题3”分别作为“章、节、小节”的标题格式,如下图:

不过,这样仅仅是框定了标题的层次,如果要按照你们学校的规定设置标题的格式,则需要对“标题1、标题2、标题3”进行格式设置,如图:

在上图中进行设置,在格式中进行设置格式。通过这样设置后,你就可以实现按照你们学校的规定设置各章节标题的格式了。

2、生成目录

接下来是生成目录,在“引用”中可以插入目录。

点击插入目录之后,就会打开一个简单的设置选项。

并不代表你点击确定就可以了,点击选项按钮。

现在你明白为什么要使用“标题1、标题2、标题3”来框定标题了吧。既然现在知道了,就不要把“标题1、标题2、标题3”用到其他内容上面去了,否则生成的目录会出错。如果你有4层目录,可以在“标题4”后面填写“4”。

下面就可以连续点击确定了,看看效果吧。

没错,上面的1.1.1是故意弄错的,是为了下面演示更新目录准备的。

3、更新目录

如果你在文章中修改了目录结构,或者页码有所变化,就需要更新目录(页码变化后,目录不会自己更新,要你手动更新一次)。

上面1.1.1是因为我把它设置为了“标题1”,所以往前突出,现在我把它设置为“标题2”,然后进行调整。

点击“更新目录”,选择“更新整个目录”来更新目录。

点击之后,你就发现,目录更新好了。

为了让目录更准确,建议等论文快定稿的时候再按这个方法生成目录,因为定稿之后,页码就不会变了。

4、调整目录格式

虽然目录比较特殊,但是它仍然是文本,可以全选,然后调整字体、段落。但是,我不建议这么去调整,因为目录是有自己的框定格式的。

你把光标定位在第一层目录和第二层目录时,右边的格式区域中被选择的格式是不一样的,按照前文提到过的方法,去修改目录1、目录2、目录3的格式。这样才是标准可靠的,你更新目录的时候,不会引起目录的格式错误。

如果你使用本文的方法过程中遇到什么问题,请点击下方的“阅读原文”,查看方法中的一些更新,或给我留言。

档案馆在2015年公共文化服务体系构建意见中被去除的思考

2015-04-08 19:20

在2015年中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加快构建现代公共文化服务体系的意见》(下称《意见》),在《意见》中,只字未提“档案馆”三字。而在2002年3月5日,第九届全国人民代表大会第五次会议在京召开,朱镕基总理在会议上所作的《政府工作报告》中提出要“加强图书馆、博物馆、文化馆、科技馆、档案馆等公共文化和体育设施建设,做好文物保护工作”。《报告》将档案馆纳入“公共文化”的范畴,并赋予档案馆提供“公共文化服务”的新型职能。此后,为建设公共文化服务体系,中共中央先后下发《国家“十一五”时期文化发展规划纲要》、《关于加强公共文化服务体系建设的若干意见》等重要指导性文件。新《意见》将档案馆从“公共文化服务体系”中去除,是否意味着官方否定了档案馆的公共文化服务功能?十年来,档案界有关公共档案馆的研究只是一场无用功呢?

一、档案馆究竟有无公共文化服务功能

我的老师周林兴博士期间主要对公共档案馆进行了深入研究,并且在他的毕业论文基础上,出版了《公共档案馆管理研究》一书。但说到底,因为我不是周老师的直系弟子,故此对他的研究成果并没有深入的阅读,但耳濡目染,也对这个领域知其一二。

档案馆具有公共文化服务功能,一开始主要是政策引导,在上文提到的相关文件中,将档案馆纳入公共文化服务体系,加深了档案人对此的自信,并且随后出现了大量以此为依据的研究。但是科学研究中有一个问题,政治文件是否可以作为理论依据?显然,红头文件应该算是实践依据,而非理论依据。因此,档案馆究竟有无公共文化服务功能还需要进一步回答。

但是,其实“公共文化服务”本身就是一个政治词汇,“公共”这个词本身就意味着“政府承担的社会责任”,因此,要研究这个领域必须到政治相关的学科,例如行政管理学、公共管理学等学科中去挖掘一些理论。通过这些理论,再来比对档案馆是否符合其中的一些特征,最终来确定是否具备公共文化服务的功能。

本文不打算做深入的研究,因此,也就不去阐述这个问题了。如果你有兴趣,可以去阅读周老师的那本书。总而言之,档案馆的公共文化服务功能是具备的。纳税人纳税,应该享受财政支出维持运转的档案馆服务的权利,任何拒绝阻挠公民使用档案及其相关资源的行为,从理论上讲都是违背宪法的。

二、中央为何在公共文化服务体系建设中不提档案馆

这个问题非常棘手,它涉及到两个问题:1.中央是否是故意把档案馆从公共文化服务体系中排除的?2.中央将档案馆从公共文化服务体系中排除后,公共档案馆领域的研究是否还有必要?

在档案人的圈子里,会对当前国内的实践环境既恼怒,又无可奈何,对以行政管理为主的档案馆局既抱怨,又巴结,既希望国内档案实践环境能够更进一步,又必须要从档案馆局获取研究资料,所以,对上头的一些文件就会产生以自我为中心的结论。一些朋友在跟我提到这个问题时,都认为是中央故意要按住档案馆的公共化趋势,要恢复到传统时代把档案密封起来,作为“帝王剑鞘中的利剑”。但实际上,中央在王刚同志退休之后,就不可能有人在考虑问题时,从档案人的角度去考虑问题,而更多的是从大局去思考。我们所做的一切推测都是自以为是的把自己看的很重要,实际上,高层可能根本就还没考虑到这个问题上。在《意见》出来之前,制定《意见》的委员会估计根本没想过档案馆还有公共文化服务功能。

而实际上,我们现实生活中,不管是普通百姓,还是高层管理者,都没有在档案馆消费过,根本不存在档案馆公共文化服务的这个社会现象。档案馆的服务,仅仅限于学者的资料利用、企业或个人的证明材料利用、政府或社会组织的文件利用,公共服务是有,文化服务基本没有,何来公共文化服务。而相比之下,图书馆、文化馆、科技馆、博物馆,则是公共文化服务的重镇,不仅免费,而且服务完善。中央在定制一个文件时,一般都要基于某些事实来确定,比如医疗领域已经有了这个趋势,对应的医疗政策就会通过文件的形式出来,比如互联网领域有了这个趋势,对应的互联网刺激政策也会出来,政策的发放,必须是应声而出。想象一下,一个政策谈一些根本没有这种趋势的问题,谁会去理会呢?比如出一个“火星登录创业鼓励政策”“农村绿化建设刺激政策”谁屌你呢?正是因为档案馆的公共文化服务功能的潜力实在太小了,所以在中央文件中为了减轻档案馆业务负担,将其去除,等到以后档案馆公共文化服务的需要已经成为社会普遍现象的时候,中央想将其去除,也是不可能的。

虽然如果将档案馆明确的在公共文化服务体系中加以规定,可以有力的支撑我们的研究,同时鼓励和刺激档案馆公共文化服务功能的发展,但是以目前档案馆羸弱的管理而言,只会浪费纳税人的钱罢了。其实在少数档案馆,自觉的履行着公共文化服务,如上海档案馆,无论中央文件是否由此规定,他们都会继续提高自己的服务水平。档案馆置身于政府编制,是不可能真正做到公共文化服务的,只有将其剥离出来,成为事业编,才有可能像图书馆一样,逐渐走上这条路。我在自己的论文中提出了“Z字型”属性模型,你有兴趣可以去看下。

有没有必要再继续对档案馆的公共文化服务研究呢?实际上周老师的那本书把宏观的研究都已经做了,未来的相关研究我个人觉得是没有必要了,因为微观研究大部分都是应用型,既然是应用型研究,就要考虑将研究成果运用到实践中去,但是我们目前的这方面实践基础是没有的,所以没有必要再研究。等到以后档案馆的公共文化服务逐渐起来之后,再去做研究,才能利用未来的技术和理念解决那时的问题,现在去研究,到那时肯定是过时的。

三、互联网时代,档案的公共文化服务功能隐喻在社会活动中

除了上文提到的上海档案馆,还有一些档案馆以不同的形式履行这一职能,不仅在线下,线上也有很多档案机构在做着努力。我运营着南昌大学档案学的微博账号,偶尔会看一下,发现很多地方档案馆都在利用馆内资源进行文化挖掘,为地方文化遗产做贡献。有的在自己的官方网站开辟独立的栏目,有的制作专题,有的通过微博、微信进行咨询服务,有的利用互联网进行视频、广告等策划。总之,档案馆的公共文化服务,或多或少在互联网时代都已经在开展了,只不过还没有达到我们的预期。

除了公家的这些机构,民间也有很多机构在做档案的文化开发,例如腾讯,会经常制作一些记录性的图片专题,将老照片挖掘出来,这就是一种档案的文化开发。包括新浪、搜狐、凤凰网等在内的一些媒体性质的互联网公司都在尝试完成一些档案领域的社会职能。很多个人也参与其中,微博上偶尔举办一些老档案的展览活动,都会有很多网友将自己的老档案晒出来,参与互动。这些都是非常好的档案文化活动。

互联网时代,档案的文化挖掘是档案历史价值的逐渐显现,作为保管档案的档案馆,拥有非常完整的档案资源体系,这些体系都有利于更加高效准确的构建社会记忆,在新技术的支持下,无论是速度还是效率都会更加提升,现在,就看档案馆们怎么对待这个问题了。

档案的历史联系和逻辑联系

2015-03-22 15:15

在前面的一些文章中,我屡次提到了档案的历史联系,在我写毕业论文的研究过程中,理清了两个概念,即“历史联系”和“逻辑联系”。在我们经典的档案学中,只有历史联系,没有提到(或不登大雅之堂)逻辑联系。那么到底何为历史联系,何为逻辑联系呢?

在教科书中,历史联系是指档案的内在联系,也称有机联系,主要包括来源、内容、时间、形式等联系。在一些文献中,有人声称自由来源原则将来源原则和事由原则相融合,档案的历史联系从以前“实体排序来维持的一维联系”转向“由来源联系、事由联系、时间联系为主的多维联系”,这种新的原则叫“历史原则”。但是当你继续往下读时,就会发现这里面存在的概念性问题。

先要理清楚“历史主义”和“逻辑主义”。所谓历史主义,简单点说就是根据既定事实来认识世界,所谓逻辑主义,简单点说就是根据概念进行推理、演绎、论证来认识世界,它们是哲学概念的范畴,是两种不同的认识论。既然是哲学上的两种主义,自然是不可能融合的,甚至是争锋相对的。

档案的历史联系和逻辑联系就是从这两种不同的认识论去认识档案为何物的产物。历史联系,就是说档案需要按照客观事实来整理档案,这样才能记录历史和还原历史。逻辑联系,就是说档案要按照概念分类来进行整理,这样才能构建一套知识体系,用来推理认识这个世界,解决实际问题。

从档案的逻辑联系出发,最终整理出来的是知识体系,是能够解决实际问题的一条条知识点,是信息网络。这也就是图书情报的思维,也是档案学被逐渐划分为信息科学,和图书情报专业汇流的根源。

如果再去反观整个档案学的发展,在来源原则占据统治地位之前,事由原则就是一种图书情报的思维来整理和分类档案,卡缪、多努是从图书馆过来的,他们的理念中更多的是把档案当做一种信息资源,按照图书的分类方法,把档案整理成知识体系。

当然,人们认识到一个本质的问题,那就是档案和图书是不同的,不能单纯的用图书情报的思维来管理档案,因为档案的最本质功能是记录历史和还原历史,如果管理档案没有这种思想,那就跟管理图书、资料、其他信息资源没有任何区别,而只有以构建历史记忆为目的的档案管理,才是本质的档案管理,只要在这个基础上,无论是按图书馆学还是情报学的思维进行信息开发,都是可以商量的。

再来继续讨论事由原则,其实事由原则就是一种逻辑主义的原则,是要构建概念体系,在档案管理这个领域是有局限性的,和来源原则比起来,来源原则才能保障档案的本质功能——记录历史和再现历史。

将“事由”等同于“内容”是值得商榷的,上文提到的历史原则的基础是“来源原则和事由原则的融合”,但这个基础是不存在的,两种主义不可能真正融合,最多做到共生。之所以有这种误解,是因为学者们把自由来源原则提到的“建立在来源同一性基础上的事由同一性”搞错了概念,这个“事由”实际上是指“内容”,也就是广义来源所指的“同一社会活动”,其实概念和“事件”差不多。所以,历史原则其实是一种概念上的误解,如果还原它的本质,可以用“广义来源原则”来代替,仍然还是来源原则的范畴,来源原则是历史主义的观点,“历史原则”的提法适用于任何历史主义的档案管理原则。

但不可否认的是,档案的历史联系和逻辑联系都是存在的,虽然档案要记录历史和再现历史,但是档案本身所蕴含的信息也不能被忽略,开发档案信息资源其实就是一种逻辑主义的观念,要从档案中构建逻辑联系,形成完整的知识体系,为实际工作和公共文化服务。

由此可见,在档案学领域其实是存在两种范式的,一种是以历史主义的来源原则去构建档案的历史联系,一种是以逻辑主义的事由原则去构建档案的逻辑联系。例如史料管理、经典的档案管理学和社会记忆理论指导下的档案学研究,主要是历史主义的,而档案信息资源管理、知识管理主要是逻辑主义的,文件管理既有历史主义,又有逻辑主义,这要看在具体的哪个问题上。

在传统的档案管理中,档案整理实际上主要是进行实体序列化,也就是得到一个系统的档案实体排序。但是在信息化环境中,这种传统就没有必要坚持了,电子文件在磁盘上的存储位置不是人为可以控制的,对实体的整理基本上是不可能的。转而,对档案的整理主要转变为档案联系的整理,也就是“历史联系的整理”和“逻辑联系的整理”,如果说的不科学一点,就是建立不同的目录系统,一些目录用来记录历史联系,一些目录用来记录逻辑联系,而实体是不用整理的,只需要在目录中准确记录实体的具体位置即可。这种说法是为了便于理解的类比之辞,不是说实际工作中就是这样做。但是正是这种理念,让档案的立卷、归档完全颠覆档案管理学中的一些理论。而在信息化环境下,这种变化不仅适用于电子文件,连纸质档案也可以不用理会实体的排序了,只要有一种技术确保信息系统可以准确找到实体所在的位置即可。

这是我在毕业论文的相关研究中得出的一些想法,而且有足够的文献来支持我的这些论断。当然,这仅仅是一种思考,有不足之处还请读者朋友们指出。

档案信息是否可以永生?这是一个技术问题。

2015-03-14 21:03

在潘连根《关于文件生命周期理论若干问题的再认识》(浙江档案,1998)一文中指出,文件的生命形态包含物质形态和价值形态,“销毁”是由于丧失价值而人为的剥夺其物质形态的生命,“永久保存”是因为其价值有永久保存的意义,但是任何档案价值都必须依附于物质载体,档案的老化是在所难免的,所以“永久”的档案也是不存在的。

虽然文章是1998年发表,但其考虑的过于表面形式。我想,“生命周期”这样的词汇更多的要用生物学的类比来形象的类推档案学的问题,虽然有些不妥,但是也有好玩之处。

对于独立的个体,从出生到死亡就是一个周期,然而如果从生到死的去考虑问题,未免过于一维线性了些,有没有多维的视角呢?

首先,“周期”意味着“来回”和“升级”,也就是“螺旋式上升”。如果没有“来回”的概念,根本谈不上周期,何来“生命周期”呢?而如果没有“升级”,也就无法强有力的解释生命演进的过程。所以,必须有一个“从死到生”的过程。对于生物而言,这个过程就是“繁衍”。对于档案而言,也有这个繁衍的过程,那就是“档案编纂”。而“升级”其实就是一次“脱胎换骨”,对于生物而言,就是“进化”,进化其实意味着变异,而对于档案而言,进化的过程其实就是“编史修志”等开发利用档案进行再生产的过程。

其次,我们要谈的一个问题就是,档案的生命是否如潘老所说,不可能永生。其实这里我们必须返回去追溯一个问题,物质形态和价值形态的本质,物质形态说的简单些就是载体,而价值形态说的简单些就是信息。档案的信息是否能够不被消亡?这或许就是这个问题的本质。

档案由于事故、战争等人为因素导致灭亡之外,还有就是自然因素。假如排除地震、台风等极端自然灾害,在风调雨顺的自然环境下,纸质档案正如潘文所说,会“老化、褪变、损毁”,那么电子文件等二进制代码形式的档案能否保存完好呢?实际上,二进制代码也必须依赖于实体材料,我的老师曾做过一个实验,将光盘放在自己的书桌抽屉,十年后仍然可读,然而已有数据损坏。这说明磁性载体在寿命上或许比纸质载体更加长久,但毕竟也会被氧化腐蚀,所以不可能永生。

那么问题转移到另外一个层面,也就是档案信息转移到别的物理载体上,其价值形态是否还具备?如果这一假设成立,那么将纸质档案的信息通过数字化保存到磁性载体上,以待将来发现可以保存更久的载体出现,是否可以证明档案有“永生”的概念。

就目前而言,信息转移是不具备法律效益的,纸质档案仍然具有更加强的证据性,甚至连其复印件,加盖公章,都要比电子文件的法律效益强。我在《基于数字加密的电子文件真实性探析》一文中提出了保障电子文件具有可靠性,不怕传播和修改的技术策略,这也是目前世界上唯一有效的电子文件真实性保障策略,但这种技术方法明显还没有得到普遍性认可或推广。

假设如果这一技术性策略已经得到普遍应用,是否以电子签名为策略的电子文件就一定具备永生的能力呢?我们都知道,电子文件具备分享性,当一个文件经过N次分享之后,其二进制代码是否还完整,信息是否有损?答案是肯定的,任何信息的传播都是有损的,只要它经过介质进行传播,必然会在传播过程中由于各种原因而出现错误。一次传播带来的错误是很小的,计算机本身具有一定容错能力,因此即使有错误,也不会对信息接收者产生任何影响。但是当经过N次传播之后,错误被无限的放大,那么这个时候就可能会对整个信息带来致命性的打击。因此,在信息传播过程中使用“增强器”,就成为常用的手段。这种增强器对信息传播过程中出现的错误进行修复,从而让接收方接收到错误率更小的信息。

但是,我们要面临的是时间这个伟大的敌人,为了让信息在传播过程中损率最小,最好的办法就是减少传播,因此必须将信息存放在可靠的载体上,长期存放,在需要的时候才拿出来播放。但是这样的话,跟纸质档案没有什么两样,只是换了一个载体而已。不过,在这个过程中,我们可以做一些事,防止载体上的信息自然老化,那就是定期做信息增强,这相当于纸质档案时代的誊抄,好像也没有什么意思。要颠覆这种传统式的续命模式,我们必须依赖于两种技术:存储群记忆+机器智能。

目前已经有多种存储群记忆技术,其中一项技术是磁盘阵列,就是将一大组磁盘组合成一个磁盘阵列,磁盘与磁盘之间构成有机联系的网络,可以实现热插拔、容错、存储量大、磁盘损毁可恢复数据等效果。例如其中的一块磁盘被烧掉了,只需要用一块新磁盘插上去,原本那块磁盘的数据并不会丢失,其他磁盘会根据自身所存储的信息逐渐把损毁磁盘内的原有信息恢复到新磁盘内。还有一项技术就是云计算,它是分布式网络,由网络中的服务器节点组成。同样的道理,一个节点的坏死不会导致数据丢失,修复后可以在网络中逐渐恢复之前坏死节点的数据。

机器智能则是机器人领域的一个新发现,即研究者发现机器本身也和动物一样,具有自主适应并产生记忆的能力。研究者做了虚拟环境和现实环境的实验,发现机器人可以在没有任何人工算法的情况下,自己去慢慢调整自己,通过自我感知而形成意识,这有点像原始的生命形态。而人工智能的发展,为这种机器的记忆能力带来了可能,特别是在社会记忆理论的引导下,通过机器人的社会记忆来确保信息的永生,并非没有可能。而这也是为什么有人呼吁“删除力才是新的生产力”的原因,因为信息的保存已经不是问题了,问题是“对信息的驾驭能力”。

当然,这可能离我们很远,特别是刚刚从纸质档案时代走出来的档案学。但是有一天,当一切都依赖于机器人的时候,我们会突然发现,档案学已经失去了它的功能,就像传统步兵和骑兵已经失去了它的功能一样,这种思考或许就已经没有必要了。

有了来源原则,为何还要全宗理论?

2015-03-06 21:04

档案学的核心理论“来源原则”和“全宗理论”是自档案学产生始,就随之成长的理论。但是它们交织在一起,甚至让我们以为来源原则等于全宗理论。于是,我们可能就会问:有了来源原则,为何还要全宗理论?

来源原则是这么表述的:档案馆将档案按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。它要求在整理和分类时同一来源不可分散,不同来源不可混淆,并尊重原有次序。按其起源和形成过程,法国的尊重全宗原则是它的发端,德国的登记室原则延伸了它的内涵,荷兰人给予了理论论证。来源原则的基本内容可以概括为三个基本点:即尊重来源、尊重全宗的完整性、尊重全宗内的原始整理体系。在后来的论述中来源不单单指来源同一机构,还包括同一工程项目、同一产品等。

全宗理论是这么表述的:全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体,它的基本涵义有三点,即全宗是一个有机整体,全宗是在一定的历史活动中形成的,全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。我国主要以两种角度划分全宗的类型,一是按照全宗形成者区分为机关组织全宗和人物全宗;二是按照全宗的范围和机构方式区分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。

在两套理论的表述中,具有一种内在的相似性。这种相似性是因为来源原则中直接表述“尊重全宗的完整性和原始体系”,而全宗理论中指出“以一定的社会单位为基础”,又透露着来源于同一机构的意思。因此,两者之间似乎有种重复的字面表达。

除了在字面上,在实际工作中也是如此,“尊重全宗原则”和“来源原则”是一致的,要维系全宗的完整性,必然要将来自同一机构的档案放在一起,而反过来把同一机构的所有档案按照其历史联系组合在一起就形成了这个机构的全宗。不仅如此,按照全宗理论来整理档案,自然要求尊重全宗的完整性,全宗就已经意味着“来源”,所以以全宗理论为指导时,不提来源原则也可以指导档案整理工作。而同样的道理,以来源原则为指导时,整理工作也可以不用提全宗理论。似乎全宗理论和来源原则在实践工作中起到的思想指导作用是相同的,既然如此,为何有了来源原则,还要全宗理论呢?

首先,这是逻辑上的一种区分。来源原则是一套追求过程的理论,而全宗理论是追求结果的理论。来源原则是一种方法论,而全宗理论是一种世界论。档案整理以全宗为目的,以来源为方法。但是,因为以目的为指导仍然可以反过来使过程具有操作性,相反,如果仅有方法而无目的,那么即使方法论再严谨,也会使操作枯燥乏味。再则,通往目的的方法不仅仅只有一个,来源原则是其中之一,事由原则也是其中之一。

其次,本质上的不同。原则是人们对某种事务的遵循共则,是一种行为规范,是自然形成的,本来是没有强制性约束的,但是如果成为一种规范或理论的话,则对实践具有约束力。而理论则是科学的结论,经过科学的论证,不是自然形成的,在一定时间内具有真理的性质。来源原则是在档案管理实践中自然形成的,而全宗理论则是在档案管理过程中思考而来的。在“全宗”(Fond)这个概念出现之前,或许人们意识中有这种概念轮廓,但无科学的阐释,只有经过思想的思考之后,才能抽象出这样的一个概念模型,并用文字或语言的形式表述出来,并在实践中逐渐丰富完善。而来源原则产生于“全宗”概念产生之后,是对工作经验的总结,而非思考而来的。说白了,“全宗理论”是“思想的结晶”,而“来源原则”是“经验的总结”。

全宗理论与来源原则

读懂本图,或许你可以先看下这篇文章。

再次,功用的不同。“全宗理论”主要用在档案的整理和鉴定等环节,档案以“全宗”作为基本保管单位,在归档之前,首先要对档案划分全宗,只有明确了全宗之间的界限,才能进行进一步的整理工作,整理过程中,必须严格按照这个界限,同一全宗的档案不可分割,不同全宗的档案不能混淆。在鉴定环节,对档案的全宗进行判断,以区分档案所属的全宗,确定档案是否需要保管和保管期限。而“来源原则”主要用在档案的收集和整理环节。在划分“全宗”之前,档案需要被收集过来,收集过来的档案暂时是不需要考虑“全宗”的,只需要按照一种规则保持文件之间的某种规律,以让收集更加科学就可以了。而这种规则,就是来源原则,这种规律就是档案的来源一致性和顺序原始性。在整理的时候,也根据这一规律来思考档案应该怎么去整理,既然收集过来的档案具有来源一致性和顺序原始性,那么整理的时候就要根据这种特性保持档案的“有机联系”。这也是为什么“全宗理论”和“来源原则”如此联系紧密的原因。

全宗理论不可或缺,来源原则可以变通。

其实这句话更感性的说法是,“要是没有全宗理论,档案学就不可能是档案学,而如果没有来源原则,可能会有另外一种原则代替来源原则,比如事由原则。”这种说法不是完全没有道理的,因为“全宗”是一个抽象概念,只是我们叫它“全宗”,如果当初我们叫它“卷齐”,那么它就叫“卷齐”了,但是如果我们再去看它们的阐释,则会是一样的。但是“来源原则”和“事由原则”则是完完全全的两套不同的体系,从它们的历史博弈就可以看出来了。

现在要解释的是,为什么“全宗理论不可或缺”和“来源原则可以变通”的问题。首先是全宗这个概念不可或缺,即使技术再发展,全宗的概念都不可能被剔除,因为全宗里面蕴含了档案的历史联系,可以说一个全宗就是一个机构的历史记忆,要把这个记忆构建完整,必须要让这个全宗完整,如果没有全宗的概念,历史记忆就是拼凑的,可能拼凑不齐,也有可能缺少材料拼凑出错误的记忆。因此,全宗这个概念即使发展了,也不可能从档案学的范畴中被剔除。而全宗理论是围绕全宗这个概念而衍生出的一整套理论,肯定会发展,甚至面临一些困境,甚至全宗理论的内容也可能被重新洗盘,但是只要是关于全宗的学问,都叫全宗理论,对全宗的研究和思考最终成就了全宗理论。也就是说,只要全宗概念不倒,就会有对全宗的研究和思考,就会形成一套理论,就会有全宗理论。

但是,来源原则则不同,我会在自己的毕业论文中论述“来源原则其实是一种将就”,所谓“将就”就是得过且过、“就这样就差不多了”的思想。来源原则之所以取代事由原则,从现实来讲,是一种还没有找到更好办法前的临时性办法,也就是说人们已经发现事由原则不行了,而来源原则还可以,就用来源原则而已。之所以认为来源原则是一种“将就”,最本质的根源在于,档案的保存本质是信息存储,档案是信息的载体,是为了将人类文明信息传承给后辈,让他们可以构建历史记忆,知道自己的根源。因此,档案要构建历史记忆。构建历史记忆需要有一个网络化的线索,将档案信息串联起来。最早的事由原则其实是为了实现这个目的,但是数量大了以后,就没有办法了。反观来源原则,以文件的原始系统来保存档案,说白了,意思是:我们这一代人没法解决,我原模原样的给你们保存下来,将来你们有能力了再用你们的办法实现我们的目的。

那么接下来的问题是,如果按照这种想法,全宗不也是有问题的吗?如果档案的保存是为了构建历史记忆,那么也不应该以全宗保存啊,而应该更适合构建记忆的某种形式来保存啊。但是,在我们已知的历史构建中,以“人物”“事件”为线索的构建是最有效,最能还原历史原貌的,比较以信息的形式表现历史,必须在时间的顺序上延展,我们无法在同一时间展示整个历史截面。所以,全宗是有价值的,同一全宗有利于这个机构或事件的历史记忆构建。从另外一个角度而言,档案本身也必须以全宗的形式呈现,这是由档案的形成过程决定的,某一行政管辖范围内的档案,不可能拿到别的行政区去保管,同一个人的档案,不放在一起根本不能反映出这个人的经历,也就不能为他证明某些资格。

实现全宗的方法不一定非得靠来源原则,特别是大数据时代的今天。但是,这已经脱离了本文的论述了。

补充说明:在五花八门的观点中,似乎以下的说法(以及各种近似观点)更有可能成为主流:“审视从事由原则到来源原则,再发展到事由原则和来源原则的融合的发展脉络,我们会发现档案整理的事由原则和来源原则在客观上并不存在绝然的对立,二者都统一于档案整理必须反映客观活动内在的联系这一基本要求。”【黄世喆. 档案整理:从事由原则到来源原则的演进[J]. 档案学通讯, 2009(2): 22-25.】 而这种内在联系,实际上就是“全宗”,“全宗”就涵盖了档案的历史联系,而且其核心就是历史联系。

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补充:所谓全宗,就是指某一机构的所有档案的系统化集合,它包含多层意思,其中有三点非常重要,就是:①来自同一机构②所有档案③系统化。全宗理论实际上是完全在阐述全宗到底是怎么回事儿的理论。而来源原则和这个概念则不同,来源实际上是指形成档案时的一致性,这种一致性体现在机构、时间、事件(档案内容所反映的某个问题)这三个方面,而来源原则除了从“来源”出发之外,还探讨了如何去维系档案全宗内或不同全宗之间的历史联系的方法。所谓历史联系,实际上是只档案资源整体内部的某种逻辑是否可以帮助研究者还原历史原貌。因此,全宗理论和来源原则在某些方面是有重叠的,但在某些方面讨论的不是同一个层面的问题。

档案学的三个原始维度

2015-03-04 16:02

我们对一个东西进行研究,无外乎有这么三个原始方面:形态、功用、方法。这和我们中学学的说明文有基本的同质联系,我印象最深的是一篇名为《中国的大豆》的说明文,语文老师对那篇课文的讲解,让我第一次领悟到要把一个东西说透,起码要从它的形态、功用、方法去阐述。形态就是东西的存在形式,如果是看得见的东西,就是它的形状、颜色、味道、气味等等物理性质,也包括它的化学、生物特性等等,这是形态的部分,如果是看不见的东西,则应该去思考它的内容、逻辑,例如“马克思主义”是一个东西,它的形态就不能用理化特性去描述,而要去讲它的历史、内容、逻辑。功用就是它的功能、价值,这也是为什么要去研究它的原因,没有价值的东西,没有必要去研究,大豆有营养价值、医药价值等等,当然还有经济价值和社会价值,总之,这些价值构成了大豆被人们所热衷的原始冲动。而方法就是操作层面的,例如大豆怎么去种植,怎么收割,怎么售卖,怎么烹饪,植物油如何提取,豆腐如何制作等等,这些方法是使得大豆的价值被发挥出来的必经途径。

对档案的认识,也应该从这三个原始方面去阐述。档案学是关于档案的一门学问,也就是从档案的形态、功用、方法去把档案这个东西弄明白说清楚。所有的档案学者的研究,要么去研究档案的形态问题,要么去研究档案的功用问题,要么去研究档案的方法问题,而且他们在这些方面去研究的时候,往往会形成一套较为完备的理论体系,甚至某些细节上,不同方面的理论是有冲突的。我一直认为档案学存在三个原始维度,即“管理、人文、信息”,说的更直白一些是“信息形态、人文价值、管理方法”,如果要用一张图对其进行描述,如下:

档案学的三个原始维度

为什么信息是形态?因为信息不可能是方法,也不可能是价值,只能是形态,这是从词语的本身性质来说的,顺着这样说下去,档案的形态也不可能是管理和人文。这种词语意义上的解释是不科学的,实际上,档案的信息形态是由档案本身的物质结构所决定的。

什么样的东西才能叫档案呢?人类信息、载体、符合系统、信息编译为符号附着在载体上。这四个要素是档案之所以为“物”,而非“主义”的先决条件。但是这四样构成的东西,不单单是档案,图书也是,所以这四样仅仅证明档案为“物”。而这个“物”就是档案实体,档案实体统一了这四个要素,在档案实体身上,你可以找到它们。除了档案实体之外,档案还必须拥有另外一个东西,让这个“物”被称为档案,而这个东西,就是档案区别于其他图书、文件、资料的本质的东西。档案学家称这个东西为“历史联系”,也就是说,文件、资料、名家手稿、青铜铭文器等等能够被称为档案,必须有一个叫“历史联系”的东西去约束它的存在,没有“历史联系”的东西就不叫档案了。“历史联系”也被成为“内在联系”或“有机联系”,说白了,就是档案按照某种顺序进行排列组合的结果。所以档案的形态被用一个公式来表达:档案=档案实体+历史联系。而在这几年的“二元档案”观的影响下,认为这个“历史联系”不再需要把档案实体进行排序来维持,只需要用另外一个东西把它记录下来,档案实体的排列顺序再乱,也能找出他们的历史联系了,于是档案学者就把这个东西称为“历史联系的记录”,所以,档案形态的公式就变成了:档案=档案实体+历史联系的记录。

这个形态公式是否就说明了档案的形态是“信息”呢?是的,这个公式恰恰说明了档案的形态是以“信息”的形态存在的,而非以“物质”或“能量”而存在的。这可能与学界的说法有些不同,如果档案不是物质,那么上文提到的档案为“物”岂不是自相矛盾的吗?“物”是存在形式,而信息是存在形态,例如水是存在形式,水的形态是液态,具有流动性,无色无味。我们对一个东西的存在形式是很容易判断的,而其形态特征,部分表现的比较明显,部分比较隐性。在以往的研究中,学者们研究档案的存在形式其实没有太大的必要,而研究其存在形态,才能真正能够表现其特征的维度。所以前面说了档案的“物”的形式,现在说它的形态并不矛盾。为什么是“信息”这种形态呢?因为“历史联系”决定了档案之所以区别于他物成为档案,而“历史联系”实际上是一种信息,这种信息被固化在档案实体上,随着历史的发展而一直传承至今。实际上,前面提到了档案实体的四个要素,这四个要素也被固化在档案实体上,它们本身也提供了很多信息,但这些信息只能算附属信息,例如纸质档案可以反映当时的技术条件足以生产纸张,仅此而已。档案从某种意义上讲,是要利用这种信息,还原档案产生之时的历史,这一点,应该是档案最本质最原始的意义。因此,失去信息形态,或者换为另外一种形态,档案存在的意义就没有了。(除了信息形态,还有什么形态?你可以思考一下化学、数学、物理学它们的研究对象的存在形态。)对了,在结束对信息形态的说明之前,我还必须补充一点,那就是,档案的信息形态的一个使命,是为了信息传播,信息天生具有逃离信息载体,传播给更多信宿的基因,档案信息也是如此,所以,档案信息如果不(有条件的)传播,那也可以称之为死档。

至于档案的方法为什么是“管理”,档案的价值为什么是“人文”,我就不想花篇幅去一一解释了。但是同样,我想说的是,档案的管理,目的是“社会服务”,档案的人文价值,是为了“历史记忆”。

所有研究都必须建立在一种抽象概念上,这也就是档案的形而上,也就是“元问题”,即上图中居于中心地位的“档案”,我们称之为“概念”“本质”“定义”“本真”“起点”等,但是人们往往没有办法去表达这个东西,例如你没有办法去表达“大豆”是怎么样的一种概念,只能从形态、功用、方法去阐释,例如你可以说“大豆是一种植物的果实,可以吃,绿色健康,营养价值丰富”这是从概念以外的特征去引导概念,而不能表达概念。档案学的研究也是这样,研究者对概念的定义尚处于“引导”而非“表达”的阶段(有些学科的核心概念已经可以表达出来),这是因为档案的形态维度——信息——的概念尚无到达“表达”的阶段。

在档案学的研究中,学者之间也存在明显的交叉和分歧,或者毫不相关。例如对电子文件真实性的研究,很难说与公共档案馆的服务模式研究有直接的相关性,这是因为他们处在维度的对角线上。上图中我用ABC区分了三个维度绝对轴所划分的三个象限。研究中,如果完全是在三轴上,那么常常是需要非常深厚的功力,可以深入到原始理论层面去探讨。但是大多数研究都不是纯粹位于三轴之上,它们有一个共性,就是从处于中间的“档案”概念出发,向某一个方向向外延展。ABC就是位于三轴之间的研究,例如“非物质文化遗产的档案化保护”是处于C象限,而“数字档案馆安全风险探析”处于A象限,目前而言AC象限的研究更多,B象限的研究相对缺乏。在各个象限内,向不同的轴靠近,其表现也各部相同,例如同处于A象限,“电子文件的流程管理”靠近“管理方法”,而“电子文件的真实性”则更靠近“信息形态”。你还可以发现,越靠近“管理方法”的研究,操作层面的阐述越强,而越靠近“信息形态”的研究,逻辑性越强,越靠近“人文价值”的研究,意识形态的阐述越强。可以预见的是,在薄弱的B象限最中间区域,将产生几乎脱离操作层面的档案形态价值研究,例如“电子文件的社会记忆功能”相关研究。同时跨越三个维度的研究也不是没有的,例如“数字档案馆”的研究,包含了档案信息、数字档案管理、数字档案馆的社会功能等研究,“数字记忆”的研究也要跨这三个维度。

在得到档案学的三个维度之后,我们其实要解决的是两个问题:检验以前的研究是否有价值,未来的研究应该如何把握。

在胡鸿杰的《中国档案学的理念与模式》中指出,档案学的逻辑起点是文件。这完全基于档案学是一门管理学的条件,胡老师总结管理活动有三个层次:当面指挥、会议、文件。而档案产生与第三种管理形式,因此档案学作为管理学的一个分支,其逻辑起点应该是文件。但是在《理念与模式》中,胡老师只字未提“历史记忆”“电子文件”这两个非常核心的问题。任何学者的论述中,当提到档案的作用,无法避开“传承历史”这一功能。而任何学者在提到档案的形态的时候,无法回避除了档案馆中存放的大量物理形式的档案之外,还有计算机系统中保存的海量电子文件。这是因为《理念与模式》一书,完全是从“管理方法”的维度去探讨档案学的理论逻辑,一旦确定了一个逻辑,就应该笔直的发散出去,而不能在三个维度中打转转,否则逻辑就会混乱,所以《理念与模式》的逻辑是没有问题的。但是,不容否认的是,如果将文件作为档案的逻辑起点,那么非管理活动中保存下来的档案,就会被完全忽略,例如名人作家的手稿日记,古代档案文献编纂成果等,都不是在管理活动中产生,没有按照档案管理学的方法进行管理,没有经过文件生命周期,难道它们就不能称之为档案,或者说它们被排除在档案学的研究范畴之外吗?显然不应该。

然而一个不可否认的事实是,管理活动中才产生了档案学。欧洲19世纪产生档案学,中国20世纪三四十年代产生档案学,都是在管理实践活动中,操作经验的总结比较容易产生学问,这种学问和以思辨产生的学问(如哲学、政治学、法学)是不同的,当然,有的时候比较容易被鄙视,因为给人的感觉是“学问太浅”了。

这种“学问太浅”的现象在中国档案界是很容易见到的,档案学的期刊中,纯粹的学术期刊仅《档案学通讯》《档案学研究》其他档案学期刊都或多或少要报道机构管辖范围内的档案管理事件。从操作层面总结理论是一门学问的幼年时期,学问不单单是对已有实践的总结和反思,而更多的应该是对现象的解释和对未来的预测。理论是学问的结晶,是用来解释现象和预测实践的,但是档案学的理论尚且完全做不到这一点。一两百年的理论可以用以解释很多纸质档案管理活动中的现象,然而电子文件时代来时,这种解释明显是牵强的,需要有理论的突破和创新。这种突破和创新明显不能靠新的经验总结,而应该更多的是靠理论的衍生与交融。所以,理论脱离实践并不是说天马行空,凭空冒出来新理论,而是在原有的理论基础上,发现问题和提出假说,再到实践中检验,最终把不符合实践的淘汰掉,符合实践的留下来,成为理论。有的时候,假说不能在当下的实践中被检验,需要再多年以后重新被证实,这就是理论的预测。

凡是现有的研究,如果在上述三个原始维度的示意图中找不到对应的位置,那么是不可能成为档案学领域的经典的。这三个原始维度就像三根柱子,撑起档案学的整片天空,最早立起来的是“管理方法”这个维度,现在,另外两个维度也在被逐渐立起来,在这个“逐渐”的过程中,我们可以用这个示意图来预测,未来档案学会在哪个领域有所作为。实际上,前文已经提到过了,B象限是当前档案学的薄弱象限,也是未来档案学迈向形而上的重要领域。

从实践到理论:中国的档案学和西方的档案学

2015-03-02 23:56

很遗憾,当我们在说“档案学”的时候,却没有分清是“中国的档案学”还是“西方的档案学”,一个本质原因是,我们不确定究竟是“中国档案学”才是档案学,还是“西方的档案学”才是档案学。就像哲学一样,“中国没有哲学”的概念在哲学界已经流行多年,然而“中国哲学史”却始终屹立不倒。和经济学、法学一样,我们根本无法确定,究竟是要学习符合中国国情的自己的经济与法,还是勇敢的站在理论与理念更加成熟的西方经济学和国际法一边。一个不能回避的事实是,我们在不断学习西方,却始终坚持自己的国情。因此,我们认为“西方的档案学”或许是正统的档案学,然而面对中国的国情,“中国的档案学”更有效更实用更能反过来指导实践。

可是矛盾在于,以特殊性指导特殊性,只会更加特殊,而不可能逐渐靠近普遍。就像两条路,一旦分叉,就很难再通向一个地方。然而,突发的机遇并非没有,我们不妨回头看看中国与西方档案实践到理论的演变,从中找到中国档案学突围的办法。

档案学的模式:历史沿革的结果

如果回溯到早期文明,世界四大文明再加上希腊文明,不同地区之间的档案活动形式上各不相同。中国以龟甲兽骨启蒙,印度则是贝叶,巴比伦是泥板,埃及则是纸草,希腊人很晚才出现形式上的文明,采用羊皮纸。然而到15世纪,世界上几乎所有国家和地区,都采用了纸张作为书写载体,信息不再阻隔,人类文明空前繁盛,一直延伸至20世纪五六十年代。档案学就产生于人类信息的爆发阶段,18世纪欧洲教廷的文件堆积如山,文件管理变得越来越成为问题。倘若文件不需要归档,那么文件使用完的当下随手扔掉即可,或烧掉,或拿回家塞桌脚。但是文件使用完仍然还有作用,它们可以证明事件的发生和人们的约定,文件的本质其实就是契约,而文件之所以要转化为档案,也因为它对契约双方的时空约束具有证据作用。

当这些契约证据不能轻易的发挥其证据价值时,对档案的管理就被严重的重视起来。首先是历史学家们发现并提出了这个问题,历史学家们对历史的研究,严重依赖于档案,因为档案产生于文件,而文件是约定双方在执行前形成的,具有原始性,所以可信度最高,用来证明历史最有说服力。但是历史学家们发现,档案的查找由于档案管理的散漫变得异常不方便(由于封建专制档案的不开放,利用也非常不方便),所以第一届国际档案学会,是一帮历史学家坐在一起,讨论档案的问题。

在“档案学”这个概念被提出来之前,必须要有很多人来探讨“档案学问”。德国与1881年7月1日发布的《国家机密档案馆档案整理条例》提出了“登记室原则”(Principle of Registry)。19世纪,档案的整理和分类、鉴定与销毁、利用和开放成为那个时代人们激烈争论的话题,而正是在这种激烈的氛围中,“荷兰手册”(《档案的整理与编目手册》)诞生了,成为档案学产生的重要标志。“荷兰手册”第一次从理论上论证了档案学的核心理论“来源原则”,虽然那个时代的档案学强烈带上了实践工作的色彩。欧洲革命的蔓延,使得整个欧洲(俄罗斯除外)逐渐沿袭了法国大革命的成果,各国的档案理论与实践建立在“荷兰手册”的基础上,包括美国在内的西方国家都颁布了大同小异的档案法。沿袭至今,欧美档案工作和档案理论一脉相承,即使是电子时代,档案学也以温和的姿态不断发展、变革和创新,即使在面对电子文件的跳转时,学者也以学科范式革命的姿态,积极的探索电子文件的管理,最终形成以文件生命周期理论为核心的现代文件管理模式。

这里要插上一句,就是老大哥苏联的档案学。后面你会明白,为何一定要提到“苏联的档案学”。在1918年十月革命以前,俄国虽然地理上属于欧洲,然而文化上却被排斥(即使现在也是如此),苏联革命后快速建立了自己的档案事业,一方面是借鉴欧洲已有的档案理论与实践成果,例如坚持“来源原则”和档案开放,另一方面更重要的是,苏联构建了具有苏联特色的档案事业,例如“档案国有”“集中统一管理”。至苏联档案事业的完善,整个世界的档案事业模式也已经完善,经典档案事业已经达到顶峰。档案理论与档案实践相辅相成,理论来自于实践又高于实践指导实践。

至此,我们可以总结档案学的基本模式了,“文件(契约)——散漫的管理——利用不便——激烈的讨论——总结经验,形成理论,指导实践——档案学产生——稳定的发展——电子文件对档案学的挑战——顺应时变,理论变革与创新——继续发展”。

中国档案学的“滑稽”

我们再来看中国的档案学,19世纪当西方档案学快要形成时(“尊重全宗原则”,1841年),中国刚刚经历鸦片战争,至“登记室原则”提出(1881年)、“荷兰手册”出版(1898年)时,中国刚刚经历完太平天国运动,1912年民国政府成立之后,经历了短暂的民主洗礼,中国又回到了北洋军阀混战时期,直到1928年民国政府统一全国。中国根本来不及追随世界潮流,破除封建政府对档案的专制,产生激烈的讨论,最终形成档案学。(当然,中国契约精神不如西方也有可能是一种原因。)而中国档案学的产生,戏剧性般的产生与国民政府第二次围剿中共失利后。当时国民政府内很多人认为,行政效率的低下,是围剿行动失败(和国内很多矛盾产生)的重要原因,因此,全国范围内掀起了一股“行政效率运动”,文书档案工作成为这场运动的主要内容,从机关内的文档管理,到县一级的文书档案管理办法,一些行政官员(当时的官员尚属知识分子)和学者在热烈的讨论中总结经验,产生了中国最早一批档案学著作,如《县政府档案管理法》《档案管理与整理》等。无论理论的诞生环境多么滑稽,档案学产生之后,就应该进入“发展——变革——继续发展——再次变革——继续发展”的模式。如果按照这一模式,在中国档案学产生之后,无论社会环境多么复杂,其发展无非是用“曲折”“缓慢”来形容。

如果按照西方的发展模式而言,从甲骨档案到纸质档案,从封建专制到历史学家的想方法获取,从档案学萌芽到学问的形成,从档案管理的散漫到激烈的讨论,从经验总结到理论诞生,至此,中国的档案都已经经历了这些。再按照这个模式发展下去,就是在档案学理论的指导下,颁布全国的档案法,各级机关按照统一的标准管理档案,在面对电子文件的挑战时,与时俱进的变革和创新理论,进入新的档案学发展时期。

可有的时候历史就是如此富有玩笑意味。新中国成立后,几乎全盘接受了苏联的档案管理模式,档案事业采用和苏联一模一样的“集中式”,而理论上遵循苏联全宗理论,新中国档案学的奠基者吴宝康与苏联档案专家谢列滋涅夫既是朋友关系,又是师徒关系,谢列滋涅夫对新中国的档案学可谓倾其所有,凭一己之力,培养了新中国第一批专业的档案学专业人才,而新中国档案学理论始于此。吴老在1958年就提出要发展中国自己的档案学,而不照搬照抄苏联模式,可以说是对谢列滋涅夫的最好继承。然而,当我们回过头来,民国时期积累起来的档案学,到此戛然而止,中国档案学以嫁接的形式采取了另外一种“欧洲”模式,走了苏联的道路,这是一种难以名状的微妙讽刺,但又是中国国情所决定。

如果这样也可以,我有一种冲动,为什么要按照所谓的档案学历史沿革的模式来演进呢?何不一开始就直接苏联模式呢?中国封建档案学萌芽,民国档案学的形成完全可以不要,一切从1952年开始不就可以了吗?

答案显然是“幼稚”。如果没有新中国成立以前档案事业的铺排,那么中国档案学就真的是凭空冒出来的,“苏联的档案学”也是欧洲档案学的一种模式,只不过是“另外一种”,“中国的档案学”从原本的正常演进模式中绕了一个弯儿,最终走上了自己的发展道路。这仅仅是历史的选择,是在“苏联的档案学”和“民国的档案学”之间做了一个选择而已,无论如何,这就是中国档案学产生时的状况,天生的两次选择。

双重基因:中国和西方的档案学之异

刘新安在其论文中总结了中国的档案学基因:“在中国,其实始终存在着两种不同的档案实践和理论体系。一种是,从民国时期开始的“文档连锁法”,后来的“文档一体化”和现阶段提出的“文件中心”,与之相应的则是文件生命周期理论;而另一种则是,与文书实践分离的档案实践,在解放后,中国接受了前苏联的档案实践和“立卷人———档案室———档案馆”的档案实践体制,同时也就形成了有别于西方的档案学理论。”【档案整理技术的比较研究[J].档案学研究,2007】

我们可以轻易的发现,前者乃是“西方的档案学”,而后者乃是“苏联的档案学”,中国当前的档案学仍然无法摆脱这种交叉基因,在实践上以“苏联的档案学”为重,而在学术理论上以“西方的档案学”是瞻。这也是为什么我们学界热火朝天的想法,实践领域嗤之以鼻,而实践上的成就在学院派看来小儿科的原因。从某种意义上,实践领域的工作,更加注重实际,更注重中国的特殊国情,而理论上,学者们更希望回归档案学的模式,以国际档案学理论的发展相融合。

现实就是现实,理论与实践是相互作用的,中国档案学走上了自己的发展道路之后,没有与苏联同轨,苏联档案事业成熟的时候,中国却进入了十年动乱时期,而当动乱过后,西方的文件中心、电子文件等概念又快速吸引了中国档案学者的眼球,激发了这些渴望摆脱枷锁的年轻学者们的原始基因(“民国的档案学”),进而让整个中国档案的理论与实践进入了比较混乱的时期。无论是档案的收集整理、鉴定销毁、利用开放,学界和业界都有巨大的分歧,直到上世纪90年代一些重大档案事件的发生。

理论源自实践,没有文件中心的实践基础,中国的档案学者不可能在文件理论上取得更大的突破,无非是跟着国外研究成果做一些翻译和畅想。总的来说,如今的中国档案学者们压抑着“民国的档案学”情结,无可奈何的思考着中国的特殊国情。这种抱怨的情绪,致使中国档案事业在理论上没有得到最大的支持,理论与实践脱钩,以至于业界对学界的抱怨越来越大。

中国档案学不能错过电子文件的盛宴

机读档案从某种意义上是档案本质的回归,计算机普遍运用与社会生产生活领域,让电子文件成为档案的新形式,电子文件就是档案。在电子文件成为档案之前,我们必须先区分“电子”“数字”“数据”的概念。“电子”从物理上是指电子管时代以来的运算设备原理,是一个比较宽泛的概念,“电子计算器”“电子表”这些设备需要一个我们现在称之为“处理器”的东西来运算给的的一些参数或变量,并通过输出设备让人可以看到,一些工厂里面的生产机器也实现了电子化,人只需要通过按钮设置程序,即可完成产品的生产。“数字”相对的概念是“模拟”,我们以前使用的电视信号被成为模拟信号,就像收音机fm频率信号一样,而现在我们已经进入数字时代,数字电视接收的是由0和1组成的频率信号,两者的区别在于模拟信号是连续变化的,而数字信号是离散的(不连续)限定在阈值内(有变化,但是限定变化的值)的,数字信号的好处就是容量大(更清晰)、容错率高(长距离传输)。数字化的本质就是将模拟信息转换为数字信息进行存储,其好处就是更清晰,保存时间更长,档案数字化还有一个好处,就是便于在计算机系统之间共享(即网络化,数字化和网络化常常不能分开讨论)。“数据”是指用于运算的信息,这个信息当然是指电子信息,而且最好是数字信息。数字信息本身是没有意义的,不能产生信息内容本身之外的信息,而数据则主要用于运算,一组数据通过运算后可以揭示规律,发现问题,论证观点。在计算机系统普及之前,我们称一些表格中所填写的具体数字为数据,而当今,数据特指计算机系统中的有用代码单位,具有上下文(数据所在是环境语境),可用作新数据产生的材料。

从上面的概念辨析中,我们不难看出,电子文件是数字信息,数字信息不仅仅包含电子文件。更加要命的是,电子文件是档案,这取决于电子文件的档案价值。如果数字信息拥有前文所述的档案特征,那么就被称为档案,档案的价值本质是证据性,也就是对历史事实的记忆,而档案的物理本质并不是最主要的,特别是进入电子文件时代以来。当我们把电子文件存储在磁性载体上时,其实我们是在说一段二进制代码被存储在磁性载体上,这些载体可以是计算机硬盘、U盘、SD卡、手机内存、甚至是云(云计算服务)。“档案信息和载体可以分离”,强调档案的“逻辑联系”等荒谬的论断被提出。档案载体和信息在电子文件时代完全融合,档案载体即档案本身,也就是那段不起眼的二进制代码。对二进制代码的误解,是这些学者一厢情愿的自认为。二进制代码是档案的物质实体,承载着档案信息,同时,二进制代码又意味着信息,把二进制代码误认为是档案信息本身,是一个美丽的错误。二进制代码,就是机器的语言系统,计算,就是信息翻译系统。

经典档案学认为“档案=档案载体+历史联系”。特别是在纸质档案时代,“历史联系”要靠档案全宗、档案实体的排列顺序去记录。而如果档案实体随意放置,不加整理,就会失去档案的历史联系,也就失去成为档案的价值,故此,“归档”被认为是档案之所以为档案的关键环节,没有经过归档的文件不能称其为档案。然而,电子文件时代,学者们提出“二元档案”实践理论,“历史联系”也以物质的形式存在,即“历史联系的记录”,例如元数据,因此,“载体”和“联系”可以分离,并由此提出,档案整理应该包括档案实体整理和档案信息整理。

如果说档案的价值本质是证据性,那么历史联系就是这个证据性的维护者,没有档案的历史联系,单份的档案也就失去了其证据价值,例如世界上如果不存在人事档案(这些记录人事关系的文件没有经过整理分散开来,没有在档案保管机构整理保管),那么那些个人手中的人事关系文件将没有证据作用。而电子文件时代,“历史联系”不再以档案载体的组织形式来保障,不可能将每一段二进制代码用一个U盘存起来,然后按照一定的排列顺序存放起来。这时,需要有另外一种力量来保障档案的历史联系,这就是所谓“历史联系的记录”。看不见的二进制代码成为档案载体的时候,无法通过排列二进制代码来完成“历史联系”的记录,因此,只能用额外的信息来记录“历史联系”,而不巧的是,用来记录的结果形成了新的二进制代码,这些特殊的二进制代码对电子文件而言,尤其重要。

至此,电子文件的讨论已经差不多了。问题在于中国档案学在电子文件的讨论中,仍然陷入是是而非的混沌状态。有很多人似乎快要触及真谛,却又突然跳了出来,有些人从来就没有在正确的方向上前进。电子文件的研究,对物理载体的研究是毫无意义的,起码在这个世界停电以前是这样。而对电子文件的历史联系的记录的研究,却关系着电子文件之所以是档案学研究范畴的根本问题,是中国档案学者应该认真思考的问题。

为什么说中国的档案学不能错过了电子文件的盛宴呢?

1940s-1960s是电子文件诞生的时期,到1970s,企业已经大范围采用计算机生产,社会机构已经逐渐进入电子文件时代,至1980s时代,个人计算机已经普遍流行,互联网也逐渐成为人类不可或缺的基础设施。而中国,1956年,周总理亲自主持制定的《十二年科学技术发展规划》中,就把计算机列为发展科学技术的重点之一,比美国完了13年。1980年,TCP/IP协议研制成功。1982年,ARPANET开始采用IP协议。1994年,国家支持建设了CERNET示范网工程,这是中国第一个全国性TCP/IP互联网。中国互联网起步与世界互联网也仅仅慢了14年。十年的时候,正好是一代技术成熟的时间,中国学者和世界学者所面临的,几乎是相同的问题,然而,在面临相同的问题的时候,国际上InterPARES项目研究计算机环境下电子文件的可靠性可信性,我国的档案学者也在积极思考电子文件的真实性。可以说,在电子文件时代,中国的档案学和西方的档案学终于站在了几乎是同一起跑线上,这是一场输了丢脸的仗。

可是在这个浮躁的时代,中国的学术环境不容乐观,学者如何在大环境中恪守学术道德与规范,成为抛却思维理念之外的重要因素。

档案学的范式革命到底在哪里?

2015-02-22 22:42

很久没有写博客了,这段时间大部分都在对WP2PCS(我开发的一款WordPress和云盘连接的插件)进行优化和升级。但是心里面一直惦记着自己的毕业论文,压力蛮大,甚至有种得过且过拖着的感觉。我最开始开题报告中原本有有关档案学范式革命的研究,后面觉得自己写的范围实在太大了,不像是硕士论文,所以把这部分去掉了。

学科的范式革命说的简单易懂一点,就是研究方法、思路、理念的变革。一门学科,主要是靠人去研究,不同的人有各自的观点,他们形成学术共同体,不同群体之间的研究方法、理念、思路有着非常大的差别,甚至相互攻击水火不容。例如达尔文进化论就存在不同的学术共同体,有一群研究者认为生物进化是自然选择的结果,能够适应自然条件的存活下来,不能够适应的无法得到繁衍而逐渐被淘汰,而另一群研究者认为生物进化是主动适应的结果,而非选择,自然条件对于物种而言是平等的,代际传承中对某一自然条件有意识的去适应,其后代就有更强的适应基因,就会繁盛。这两种不同的观点被不同的人所支持,由于观点的对抗,导致研究群体之间的水火不容,我们现在都知道,前者成为了现在的主流,而后者只被少数人坚持。

范式革命说的简单一点,就是学术共同体谁占主流。某一种研究的方法、思路、理念的群体成为这门学科的主流力量时,相对于以前而言,就发生了范式革命。有的时候这种革命来的异常剧烈,甚至带上了杀气和鲜血,例如从地心说到日心说,以及上文提到的生物进化论,而有的时候这种革命演进的非常温和,新旧思维同时被同一群人接受,随着时间的流式,新的思维才慢慢代替就的思维。

档案学诞生于19世纪的欧洲,中国则是在20世纪30、40年代才产生档案学这门学科。从19世纪初到20世纪60年代,档案学的范式革命都没有发生,这是因为这一时期的档案学都是以纸质档案为载体的“档案体”为元概念,以档案实践工作为理论的论证基础。然而19世纪40年代开始,档案学范式革命悄然发生了,直到最近10年,这种革命的力量越来越强烈,相对应的就是档案人对档案学的危机感越来越强烈。

那么变化的究竟在什么地方?范式革命究竟发生在哪里?

思维方式

前文提到“档案体”,在以纸质档案为工作对象的年代,档案信息与档案载体都是可见的,而且具有统一性,信息依赖于载体,载体决定了信息的生命,因此,档案工作的大部分时间,都是在按档案载体的“有机联系”对其进行分类和整理,以实现长期保存和便于查找的目的。而进入比特时代之后,档案学者提出了“二元”档案的概念,信息和载体不再具有必然的依赖关系,当然这里面的区别实在太多了,例如不可见、可转移、海量、结构化、元数据等等,总之“档案体”不再是元概念,“档案”变成了元概念,人们越来越接近档案的本质。

无论是档案工作还是档案学研究,人们的思维方式与60年前已经大不相同,人们更善于去利用工具,开发更有利于利用档案信息内容的方法和系统。来源原则以及文件生命周期理论都被质疑过,而实际上,我则认为一些不被传统学者重视的年轻学者,很快将会取代老一辈的研究者,完成革命。注重载体到注重内容的转变,引发的不单单是追求一种精神上的胜利,而是在实践中照此去呼吁和行动。档案的老化变得越来越没有必要去作为重要问题来研究,磁盘阵列和云计算技术使计算机网络本身具备了记忆功能,信息之间可以相互印证,从而确保某项信息的可信度。十多年前的胶片可能已经模糊不清,然而计算机却可以通过机器学习将画面恢复如初。大数据甚至可以自行区分信息的内在联系,挖掘真正有价值的信息,并进行信息再造。纸质档案时代所积累的理论,逐渐会无所适从,硬生生把经典理论加以发挥改造,适应新的变化,只会让理论描述牵强附会,然后来者像是在读文言文。只有电子文件的相关理论,从技术层面去探究档案的传承延续,以及其本体意义,才有可能在将来让档案学仍然保持独立。

理念与模式

胡鸿杰在其论著《中国档案学的理念与模式》中给出了档案的理念与模式,认为人们无需去追究档案的本质概念及意义,相反,他们仅仅可以对档案与其他事物加以区分,知其使用方法即可。这种单纯的潜意识区分度,从某种意义上讲就是档案的理念与模式。所谓理念,不就是“相信”么?对档案的认知,不就是在所有人的脑海中形成的一种特定“确定”么?就像我们对“桌子是用来放东西”“凳子用来坐”的一样,是一种对东西使用价值的原始认同感。

所谓模式,就是用什么方法去使用。在人类的集体意识中,有自然形成的,也有有意培养的,关于如何去使用档案来印证自己的论断。为了这个目的,人们对档案进行整理,以实现更为便捷的利用,更为有力的证明。在纸质档案的时代,证明档案的原始性,即可证明档案所载信息的可信度。凭着人们对档案的“相信”,就可以实现这个目的。但是电子文件时代,档案的原始性难以证明了,原因很简单,“档案体”瓦解,“档案”还未被树立。我在《基于数字加密的电子文件真实性探析》一文中较为详细的阐述了电子文件真实性的确保技术性方法,也分析了当前未能广泛实施的原因。可见,电子文件的真实可靠是可以证明的,而没有必要去证明其原始性(当然,从某种意义上可以说电子文件二进制代码的结构是原始的)。二进制代码串成为蕴含档案信息的载体,无论这段代码依附在什么物理载体上,只要可以将其恢复为计算机可读的形式,就可以重新识别它所蕴含的信息内容。物理载体的生命周期已经变得无足轻重,相反,二进制比特的排列结构变得极其重要,对数据的处理和分析能力成为档案学必须思考的问题,大数据时代档案的收集、整理、存储、鉴定、开发利用都和以往全然不同,以前档案如何使用,而现今档案又将如何使用?这种变革将会是翻天覆地的。

研究方法

科学与其他学问的最大区别,在于“可证伪”,也就是有确凿的证据证明论断是错误的,人们孜孜不倦的追求真理,都是在寻找推翻真理的案例。很多文献中提到,档案学正在从定性走向定量,然而如何定量,定量的具体操作过程如何,却没有人加以确认或系统阐述。很多人把有数据作为定量,认为通过对数据进行整理、分析、可视化表达,即为定量方法。但是数据的来源,整理的过程,分析的结果,可视化的作用,都是有可能有反面案例的,人们总能找出这些所谓的定量分析的一些漏洞,哪怕仅仅是一点点的不足,都让定量分析变成不科学的自圆其说。档案学的研究方法似乎是没有方法,因为一切都还处于经验和提议的阶段,例如来源原则,可以说是一套有效的经验总结,而文件生命周期理论,则是一种提议,认为可以用这种方法来看待和管理档案文件,却都无确凿的证据证明其科学性(唯一性)。而随着计算机技术的发展,档案学实验不仅仅局限在档案载体的保护技术上,一些档案管理模型可以被构建,再编为程序,通过控制不同的变量,可以得到不同的结果,这种计算机模拟实验的方法可以验证出档案馆是否具备休闲功能、电子文件在经过10年经历了10^100次传播后是否仍然具有可靠性、如果不对接收的文件按来源原则进行整理是否可以在达到100ZB后仍然能找到需要的文件信息……

档案学的研究依赖于研究者和学术环境。时代在变,环境在变,档案学相关学科也在变,研究者中又有随着时代长达成人的已有新观念的新锐,也有主动求变学习新的技术和理念的老将,他们似乎正在逐渐接近档案的真谛,就像人类正在认知宇宙的起源一样。人们知道的越多,越觉得无知,而恰恰有一群人,却觉得“无知”的人无知,觉得他们正在远离真理,唯一的原因在于他们原地不动。