利用office为论文添加参考文献时让序号自动增加

在我们的论文写作中,我们常常需要对文章内部的参考文献进行修改,然而很无语的是,如果我们一旦修改某一个段落,打乱了原来的参考文献的顺序,或者 中间有增减,就会打乱原来的参考文献序号,所以,我们最好使用一种自动增加的序号方法,一旦在文章中间有新的参考文献增加进来,在文后的参考文献列表中的 序号也在对应的顺序处增加,而不至于重新计算和修改后面所有的参考文献序号。那么具体怎么实现呢?

利用office中的尾注为论文添加参考文献

这种方法可以让序号自动增加,你只要在需要增加的地方加入一个标注,或删除一个标注,它会自动增加或删除。注意,我使用的是Microsoft Office 2007,如果你使用的是金山的WPS,可以参考这篇文章,但如果你的电脑上不安装Microsoft Office,你就会发现在下面的替换步骤中将会有问题。

1. 在office顶部的选项中选择“引用”,点击插入尾注,即可在正文的光标位置插入一个引用序号。但你需要注意上图中用红色框标出来的按钮,点击它,先设置我们通常使用的序号形式,即1,2,3...,如下图:

2. 在点击尾注按钮之后,你肯定会发现文档跳转到了文章的尾部,接下来把这个序号对应的参考文献格式放在这里。

3. 按照这种步骤即可完成全文参考文献序号的加入了。

一般而言,通过上述添加方法添加后的文献已经能够自动增加或删除参考文献条目,你可以自行测试,以查看删除中间的一个序号是否造成了一些错误的序号。

利用office中的替换功能给参考文献序号添加[]

目前office和WPS都没有提供[1]中括号形式的参考文献格式,因此,我们还需要自己想办法。网上有人提供了办法,我们只需要拿过来用即可。

把光标放在文章的开头,ctrl+h打开替换功能对话框,在“查找的内容”中填写 ^e ,在“替换为”中填写 [^&] ,然后点击全部替换,即可一次性完成所有替换。

你可能会问,为什么要填写^e和[^&]呢?这是office的正则替换功能规定的,你可以通过点击替换对话框左下角的“更多>>”按钮,如下图:

展开之后,再点击“查找的内容”,点击下方的“特殊格式”,你就会看到:

你可以看到,当点击这个地方的“尾注标记(E)”的时候,得到的结果是一样的。同样的道理,我们再将光标放入”替换为“中,可以看到下面的变化:

特 殊格式的选择变少了,点击“查找内容(F)”时,会自动打印一个 ^& ,这下子你应该明白为什么要使用^e和^&了吧,^e表示要查找尾注,[^&]表示将尾注替换为[1]格式,但[]里面仍然使用上面查找 的内容,即^e,如果^e=1,那么^&=1。

注意:如果你重复替换,可能导致[]重复出现,出现 [[[[2]]]] 的现象,所以,建议在你确定了所有参考文献,并打算结稿的时候,在使用这里提供的方法,一键替换全部即可。

而且,你必须注意的是,你所做的修改和删除都是在正文中进行,不要试图对文后的参考文献列表进行增加或删除,这不会影响正文中的序号变化,如果你要删除,可以通过双击列表中的序号快速定位来删除正文中的序号。

一处引用多篇参考文献,如[1-4]

在 用尾注编写参考文献的时候大家会遇到一个共同的问题,即在一处同时引用多篇参考文献的时候怎么办,即如何将如【1,2,3,4】样式改为【1-4】,同时 不改变尾注中参考文献的顺序。这种情况在综述文献的时候常用到。之前想过很多解决办法,均不满意。今天发现可以先选中“,2,3,”,然后在格式中选择 “隐藏”,然后在“14”之间键入“-”,结果就变为【1-4】,即我们所要的结果。到此为止,彻底完美解决了用word尾注编辑参考文献的问题。

ps:如果是word2007,通过替换给尾注序号加方括号时,需要先将其保存为2003以下兼容格式。

pss:如果参考文献的引用方式为人名,则推荐大家采用word2007中的“引文”来管理,非常方便。

多处引用同一篇参考文献

在 撰写论文的时候也有可能出现多处引用同一篇参考文献的情况,例如[1][4]引用的是同一篇参考文献,一般而言在论文中出现这种情况我们有两种方式来表 达,一种是在上下文使用同一个[序号],如在前面[1]的地方已经引用了这篇文章,那么在[4]处仍然使用[1]来标注,表示[1]文献被重复引用。另一 种就是在正文中按照正常的顺序标注序号,在文后的参考文献列表中,将引用同一篇文献的不同条目合并,采用 “[1][4] 引文格式” 的形式,而这种也很难用现有的方法实现。

实际上,office中提供了交叉引用的功能,若论文不同段落都引用了同一参考文献,可在引用文献第二次出现的段落插入交叉引用。这种方法将按照上一段中提到的第一种方法来实现。

注意,上图中用红色框标出了两个需要注意的地方。

在这种情况下,正文中可能出现两处[4],这也就意味着,如果你仅仅删除一个[4],并不会影响正常的序号顺序,也不会造成参考文献列表中条目的减少,除非你把两个[4]都删除。

Word 插入的新编号实际上是对原引用标记的交叉引用。如果添加、删除或移动了注释,Word 将在打印文档或选定交叉引用编号后按 F9 键时更新交叉引用编号。如果不容易只选定交叉引用编号,请连同周围的文字一起选定,然后按 F9 键。我的方法是,CTRL+A先全选全文,然后按F9。但这样有一个注意:按F9的时候会让交叉引用引用会引用尾注的序号格式,因此在全文未定型时,不要修改尾注的格式(我们通常都会让尾注的序号以正常的字体和格式显示)。

去除尾注前面的两条横线

一般情况下,利用本文的方法添加尾注后会在[1]前面有一条横线,将尾注条目和正文分开,在后面的尾注的顶部也会有一条长线和页眉分开,这个时候我们需要将它去除。

先将视图切换到“普通视图”。

然后切换到“引用”,点击“显示备注”(注意:不同的office版本出现的形式不同,但目的是出现下图中底部的这个窗口)。这个时候,文章被分为正文和尾注两个部分,你可以在备注中修改尾注。

接下来通过选择要编辑的尾注内容,通过点击下拉框来选择。如下图:

选择之后,你就可以编辑分隔符,一般情况下,我们都把它直接全部删除。

同样的道理,把尾注延续分隔符也删除掉,这样就可以让你的参考文献部分非常漂亮了。

在尾注后添加正文(隐藏尾注法):添加致谢、附录等

论文格式要求参考文献后还有发表论文情况说明、附录和致谢,而Word的尾注要么在文档的结尾,要么在“节”的结尾,这两种都不符合我们的要求。 解决的方法似乎有点笨拙。

1.选中所有尾注文本(参考文献说明文本),点“插入︱书签”,命名为“参考文献文本”,添加到书签中

2.在正文后新建一页,标题为“参考文献”

3.光标移到标题下,选“插入︱交叉引用”,“引用类型”为“书签”,点“参考文献文本”后插入,这样就把参考文献文本复制了一份

4.选中所有的尾注文本(原来的由尾注生成的文字部分),点“格式︱字体”,改为“隐藏文字”

5. (该部分以前已经处理过,与本次任务目的无大关系,若已经决横线的问题,可跳过)切换到普通视图,选择“视图︱脚注”,此时所有的尾注出现在窗口的下端, 在“尾注”下拉列表框中选择“尾注分割符”,将默认的横线删除。同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”。删除页眉和页脚(包括分隔线),选 择“视图︱页眉和页脚”,首先删除文字,然后点击页眉页脚工具栏的“页面设置”按钮,在弹出的对话框上点“边框”,在“页面边框”选项卡,边框设置为 “无”,应用范围为“本节”;“边框”选项卡的边框设置为“无”,应用范围为“段落”。切换到“页脚”,删除页码。

6.选择“工具︱选项”,在“打印”选项卡里确认不打印隐藏文字(word默认是不打印隐藏文字的,为了确保,可再查看)

如何再显示隐藏的尾注呢?

1、如果能在文章最后,找到被隐藏的尾注的那个回车符,那么选中后,选择右键,字体,把”隐藏“复选框的钩去掉即可;

2、如果找不到,那么右键:”样式“,选择”更新尾注文本“即可显示,但是会破坏复制引用的序号;

3、还有一种方法是,切换到”视图“的”普通视图“,然后随便在最后再插入一个新的尾注,下方会出现一个尾注的编辑栏,接着框选住编辑栏中的这个新尾注,右键,字体,去掉”隐藏“复选框,尾注又出来了。

2014-11-22